Fruto de um acordo firmado em 2019 pelo governo estadual com o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (Pnud), o projeto que visa desburocratizar a organização, destinação e armazenamento dos documentos físicos e digitais produzidos pelo Poder Executivo concluiu em maio a etapa com a participação da Secretaria de Turismo.

Coordenado pelo Arquivo Público do Estado do RS (APERS), departamento vinculado à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), o trabalho conta com o auxílio da Arquivotech, empresa consultora contratada, e, na atual fase, realiza o mapeamento das atividades que produzem documentação nos órgãos e secretarias do Poder Executivo.

O projeto “Estruturação dos Instrumentos de Gestão Documental do Poder Executivo do RS" tem entre seus objetivos reestruturar e ampliar o Plano de Classificação (PCD) e uma Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) vigentes. A função de ambos é auxiliar na classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados e também na definição dos prazos de guarda e destinação dos materiais passíveis de eliminação ou preservação a partir do seu valor histórico.

O levantamento na Secretaria de Turismo, realizado entre abril e maio, ocorreu de forma concomitante nas áreas de Cultura, Desenvolvimento Econômico e Esporte e Lazer e foi o mesmo já executado em outras secretarias estaduais, como a de Saúde, Fazenda, Planejamento, Segurança e Meio Ambiente. O cronograma, com planejamento de conclusão em junho de 2022, contempla todas as funções de Estado e de todas as pastas da estrutura administrativa do Poder Executivo.

Entenda o projeto

Para atualizar e reestruturar o PCD e a TTD, instrumentos essenciais para a organização das informações da administração, o Arquivo Público foi contemplado com um financiamento dentro do acordo firmado pelo governo estadual com o PNUD (Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento) em novembro de 2019.

A partir da assinatura do convênio, deu-se andamento à formatação dos trabalhos, com a contratação da empresa que é responsável por auxiliar o APERS no processo, além da definição do Plano e Cronograma de atividades.

Passada a fase inicial do projeto, o trabalho chegou ao momento de compreender como funcionam hoje nos órgãos e secretarias do governo estadual as atividades que produzem documentação, suas normas e regimentos, além dos levantamentos documental nos departamentos e divisões dos órgãos e entidades do Poder Executivo do RS.

A aplicação desses instrumentos permite uma gestão documental mais eficiente, o que garantirá diversos ganhos como:

- Otimização de recursos: Um dos resultados esperados para o projeto é a otimização dos recursos humanos e redução de custos com manutenção já que com os instrumentos é possível eliminar documentos prescritos.

- Preservação permanente: A garantia de preservação dos documentos avaliados como históricos para a formação da memória institucional do Governo do Estado.

- Impulso ao conhecimento: A padronização das classificações e a normatização dos processos são fundamentais para auxiliar a recuperação rápida dos documentos, da pesquisa científica e a escrita da história.

- Atendimento à LGPD: As entregas previstas permitirão a identificação dos dados que atendem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.

Sobre o Arquivo Público

O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística do Estado, sendo o órgão gestor do Sistema de Arquivos do RS, responsável pela produção de normativas e orientações sobre gestão de documentos públicos produzidos e recebidos, sejam físicos ou digitais. Mais informações sobre o Arquivo Público podem ser obtidas no site www.apers.rs.gov.br.

Para mais informações sobre o projeto ou participar dos levantamentos, basta entrar em contato com o Arquivo Público pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou no telefone (51) 3288-1351.